REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Lumina Designin henkilötietolain (523/99 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Lumina Designin asiakasrekisteristä.
REKISTERINPITÄJÄ
Lumina Design
Saari & Kallio Oy LKV, 2837958-5
Topeliuksenkatu 29 A 25, 00250 Helsinki
050 309 9362
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Satu-Maija Arvo
050 309 9362, satu-maija@luminadesign.fi
REKISTERIN NIMI
Lumina Designin asiakasrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity käyttää Lumina Designin palveluita asiakassuhdetta, toimeksiantoa tai muuta palvelua varten. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos asiakas ei anna Lumina Designille tarvittavia henkilötietoja, niin asiakkaalle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa palvelua. Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi luminadesign.fi -verkkosivustolla olevalla kaavakkeella, toimeksiantosopimuksella tai mikäli asiakas haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla ja tämä on tehty asiakkaille selväksi ennen tietojen keräämistä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Lumina Design suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Lumina Design ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa. Lumina Designin henkilökunta käyttää rekisteriä vain työtehtävien hoitamiseen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri pitää sisällään Lumina Designin asiakkaiden, valtuutettujen ja allekirjoitusoikeutettujen henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, henkilötunnus, kansalaisuus, yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen päättäjätiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postinumero, postitoimipaikka, toimeksiantoon liittyvät tiedot kuten asiakkaan itse antamat tiedot tai muuhun toimeksiantoon tai palveluun liittyvät tiedot.
TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja 10 vuoden ajan. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot 30 päivän kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi. Henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, markkinointiin, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Suoramarkkinointiin tietoja käytetään vain voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä Lumina Designille. Lumina Design poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla tai tuhoten sitten kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Lumina Designia säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Lumina Design, Topeliuksenkatu 29 A 25, 00250 Helsinki. Lumina Design luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensi tilassa.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Lumina Design voi toimeksiannon suorittamiseksi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muille yhteistyötahoille. Lumina Design luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Lumina Designia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos toimeksiantoon suorittamiseen liittyen tai lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Lumina Designia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Lumina Designin hallussa olevasta tietokannasta.
TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE
Lumina Design on tehnyt päätöksen olla siirtämättäLumina Designin hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Lumina Design luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle jos asiakas, sidosryhmä tai viranomainen on tähän tarkoitukseen antanut Lumina Designille toimeksiannon toimia edellä mainitulla tavalla ja Lumina Design on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ
Lumina Design on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.